Datenschutzhinweise zu Namensaktien der BAUER Aktiengesellschaft
Die BAUER Aktiengesellschaft nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und behandelt Ihre personenbezogenen Daten vertraulich, entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie der Datenschutzerklärung und den Datenschutzhinweisen des Unternehmens.
Im Folgenden informieren wir spezifisch über die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Weitere Informationen zum Datenschutz unter anderem zur Nutzung unserer Website finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Das Grundkapital der BAUER Aktiengesellschaft ist in auf den Namen lautende Stammaktien/Stückaktien (Namensaktien) eingeteilt, so dass nach § 67 Aktiengesetz (AktG) die Verpflichtung zur Führung eines Aktienregisters besteht. Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Aktionär der BAUER Aktiengesellschaft und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist
BAUER Aktiengesellschaft
BAUER-Straße 1
86529 Schrobenhausen
Deutschland
Telefon +49 8252 97-0
Fax +49 8252 97-2900
E-Mail: investor.relations@bauer.de
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter
BAUER Aktiengesellschaft - Datenschutzbeauftragter
BAUER Straße 1
86529 Schrobenhausen
Deutschland
Tel. +49 8252 97-0
Fax +49 8252 97-1329
bag-datenschutz@bauer.de
Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet und woher stammen diese?
Die Einteilung des Grundkapitals in Namensaktien setzt die Führung eines Aktienregisters voraus, in das die Aktionäre, soweit es sich um natürliche Personen handelt, unter Angabe ihres Namens und Vornamens sowie ihrer Anschrift, einer elektronischen Adresse und ihres Geburtsdatums sowie der Stückzahl der gehaltenen Aktien eingetragen werden. Bei juristischen Personen werden die Firma, die Geschäftsanschrift, der eingetragene Sitz, sowie die Stückzahl der gehaltenen Aktien in das Aktienregister eingetragen. Die Eintragung in das Aktienregister ist für den einzelnen Aktionär deshalb wichtig, weil nur derjenige der Gesellschaft gegenüber als Aktionär gilt und deshalb u.a. zur Teilnahme an und zur Stimmrechtsausübung in der Hauptversammlung berechtigt ist, der als Aktionär im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen ist.
Als Aktionär sind Sie gem. § 67 Abs. 1 AktG gesetzlich verpflichtet, uns vorstehend genannten personenbezogenen Daten mitzuteilen. Soweit Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht selbst mitteilen, leiten die bei der Übertragung oder der Verwahrung Ihrer Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute/Intermediäre die für die Führung unseres Aktienregisters erforderlichen Angaben an uns weiter. Dies geschieht sowohl über Intermediäre im Rahmen von Anfragen von Munich Re zur Offenlegung von Fremdbesitz (§§ 67 Absatz 4 S. 2 und 3, 67d AktG), als auch über die Clearstream Banking AG, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Verkaufen Aktionäre ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über Intermediäre, insbesondere die Clearstream Banking AG gemeldet.
Aktionäre, die ihre Aktionärsrechte nicht persönlich wahrnehmen, können einen Vertreter bevollmächtigen. Zur Person des Vertreters teilt uns der Aktionär regelmäßig dessen Namen und Wohnort, ggf. auch dessen genaue Anschrift mit.
Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre vorgenannten personenbezogenen Daten zur Führung des Aktienregisters, zur Kommunikation mit Ihnen als Aktionär, zur Durchführung der Hauptversammlung sowie ggf. zur Ausschüttung einer Dividende und zur Durchführung von Kapitalerhöhungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das AktG (insbesondere §§ 67 und 67e AktG) i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit c, Abs. 4 DS-GVO.
Im Rahmen der Hauptversammlung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen die Ausübung Ihrer Rechte und Möglichkeiten bei der Hauptversammlung zu gewähren. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für Ihre Stimmabgabe oder die Ausübung Ihrer weiteren Aktionärsrechte nach den aktienrechtlichen Bestimmungen erforderlich (§ 118 ff. AktG; Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO). Reichen Sie im Rahmen einer virtuellen Hauptversammlung eine Stellungnahme ein, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage von § 130a AktG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit c DS-GVO.
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufgrund geldwäscherechtlicher Bestimmungen, kapitalmarkt- und weiterer aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien‑, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder bei einem Abgleich Ihrer Daten mit sog. Sanktionslisten, um Rechtsvorschriften zur Terrorismusbekämpfung zu genügen. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen und Art. 6 Abs. 1 lit c DS-GVO.
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Dies ist insbesondere bei Erteilung von Aktionärsinformationen der Fall oder wenn es zur Einhaltung außereuropäischer Rechtsvorgaben erforderlich ist, z.B. um bei Kapitalerhöhungen ggf. einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote auszunehmen.
Wer bekommt Ihre Daten?
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten und zur Durchführung von Hauptversammlungen brauchen. Auch von uns insbesondere zur Führung des Aktienregisters eingesetzte Leistungserbringer, Auftragsverarbeiter und Erfüllungsgehilfen sowie sonstige Dritte können zu den vorgenannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien: IT-Dienstleistungen, Logistik, Zahlungsdienstleistungen, Telekommunikation, öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanz- und Zollbehörden, Strafverfolgungsbehörden, Gerichte) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, Insolvenzverwalter im Rahmen eines Insolvenzverfahrens, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwalt.
Zur Verwaltung und technischen Führung des Aktienregisters bedienen wir uns einer Aktienregisterservice-Gesellschaft, die durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DS-GVO datenschutzrechtlich verpflichtet ist und die die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung verarbeitet.
Zudem schalten wir im Zusammenhang mit der Hauptversammlung neben dem Notar, der die Hauptversammlungsniederschrift erstellt, zum Teil auch Stenografen, Berater und Rechtsanwälte ein, denen personenbezogene Daten zugänglich sein können.
Nehmen Sie als Aktionär oder dessen Vertreter an der Hauptversammlung teil, können andere Aktionäre der BAUER Aktiengesellschaft oder deren Vertreter nach § 129 AktG die ggf. im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen. Bei virtuellen Hauptversammlungen ist zudem eine vom Aktionär(svertreter) vor der Hauptversammlung eingereichte Stellungnahme nach § 130a Abs. 3 AktG anderen Aktionären zugänglich zu machen. Soweit der Aktionär oder dessen Vertreter die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt, erhalten diese die für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung erforderlichen personenbezogenen Daten. Im Fall von Tagesordnungsergänzungsverlangen nach § 122 Absatz 2 AktG und im Fall von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen nach §§ 126 Absatz 1 und § 127 AktG werden diese von uns wie im AktG vorgesehen bzw. in der jeweiligen Einladung zur Hauptversammlung beschrieben ggf. auch öffentlich zugänglich gemacht.
Wir können verpflichtet sein, personenbezogene Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, die die personenbezogenen Daten in eigener Verantwortung verarbeiten, insbesondere an öffentliche Stellen wie die zuständige Aufsichtsbehörde oder an sonstige Behörden zur Erfüllung gesetzlicher (Mitteilungs-)Pflichten (z.B. aufgrund geldwäscherechtlicher Bestimmungen oder beim Überschreiten gesetzlich vorgegebener Beteiligungsschwellen).
Werden Ihre Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) findet statt, soweit es zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten erforderlich ist, Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Jedoch erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde, andere angemessene Datenschutzgarantien (wie Standardvertragsklauseln) vorhanden sind oder eine Ausnahme im Sinne Art. 49 DS-GVO vorliegt.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. im AktG, im Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu 3 Jahren. Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch 10 Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu dreißig Jahren).
Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Als Aktionär sind Sie gem. § 67 Abs. 1 AktG gesetzlich verpflichtet, uns vorstehend genannten personenbezogenen Daten mitzuteilen. Weitere Verpflichtungen bestehen aufgrund geldwäscherechtlicher Identifizierungspflichten oder Sanktionslisten-Prüfungen. Wenn Sie als Aktionär an unserer Hauptversammlung teilnehmen wollen, müssen Sie uns zudem diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung der Hauptversammlung erforderlich sind. Ohne diese Daten kann es sein, dass Sie z.B. an unserer Hauptversammlung nicht teilnehmen können.
Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?
Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung von Entscheidungen.
Welche Rechte können Sie als Betroffener geltend machen?
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) und das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den oben bezeichneten Datenschutzbeauftragten.
Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Sie haben zudem die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir werden die personenbezogenen Daten auf Ihren Widerspruch hin nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei an den oben bezeichneten Datenschutzbeauftragten gerichtet werden.